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Office Managerin (m/w/d/x)

Verwaltung

Teilzeit

Köln

Berufserfahrene/-r

Mit dem Herzen dabei

Sie sind ein Kommunikationstalent und lieben Herausforderung? Sie bleiben ruhig und freundlich und behalten die Übersicht auch in kniffligen Situationen? Sie organisieren gern, arbeiten strukturiert und haben dabei das große Ganze im Blick? Sie erarbeiten gerne Lösungen und schätzen deswegen jedes Problem?

Dann bewerben Sie sich und kommen Sie zum Familien unterstützenden Dienst der Graf Recke Stiftung.

Für das Management unseres Büro in Köln-Ehrenfeld suchen wir ab dem 01.02.2026 einen engagierten Menschen als Office Manager:in (m/w/d/x) in Teilzeit mit 25 - 30 Wochenstunden von Montag bis Freitag.

Ihr Plus

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem aufgeschlossenen und dynamischen Arbeitsumfeld
Ein außergewöhnliches und vielfältiges Team
Ein moderner und gut ausgestatteter Arbeitsplatz
Eine partizipative Führungskultur
Die Eingruppierung in die EG 9 des allgemeinen Entgeltgruppenplans des BAT –KF, zuzüglich einer Jahressonderzahlung sowie betrieblicher Altersvorsorge
Interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote

Ihre Aufgaben

.Das eigenständige Management unseres dynamischen Büroalltages:

Besetzung unserer Telefonzentrale
Organisation eingehender Anfragen auf den verschiedenen Kanälen
Organisatorische Vorbereitung von internen und externen Sitzungen und Veranstaltungen
Unterstützung unserer Fachberatungen und Fachbereichsleitung
Schnittstellenarbeit mit den zentralen Bereichen Verwaltung und Personal
Materialbeschaffung Bürobedarf, Catering etc
Organisation und Führung der Handkasse vor Ort
Steuerung unserer Datenerfassung, auch digital
Urlaubsvertretung für unsere Rufbereitschaft

Ihr Profil

Sie bringen solide Erfahrungen in einer vergleichbaren Position mit
Nichts bringt Sie so leicht aus der Ruhe
Sie verständigen sich fließend in deutscher Sprache
Sie sind ein echtes Organisationstalent und stets an sinnvollen Lösungen interessiert
Die Begegnung mit Menschen in all ihrer Vielfalt erleben Sie als Bereicherung
Sie kommunizieren professionell und sicher und nutzen dafür die unterschiedlichsten Kanäle
Zuverlässigkeit und eigenständiges Arbeiten sind für Sie selbstverständlich
Der Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist Ihnen vertraut

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung mit Vorrang berücksichtigt.

Verwaltung Geschäftsbereich Erziehung

Die Graf Recke Erziehung unterstützt im Rheinland Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene mit und ohne Behinderungen sowie deren Familien auf dem Weg in ein möglichst selbstständiges Leben. Die eigenständige Verwaltung des Bereiches sitzt in Ratingen und ein weiteres Sekretariat befindet sich auf dem Campus in Hilden. Diese arbeiten eng mit der Stiftungsverwaltung zusammen.

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