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Verwaltungsmitarbeiter:in Sekretariat & Empfang (m/w/d/x)

Verwaltung

Vollzeit

Ratingen

Berufseinsteiger

Mit dem Herzen dabei

Sie arbeiten gerne strukturiert, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und fühlen sich sowohl im persönlichen Kontakt mit Menschen als auch in administrativen Tätigkeiten zuhause?

Dann werden Sie Teil unseres Teams im Sekretariat bei der Graf Recke Kinder- & Jugendhilfe gGmbH. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie unsere Sekretariate bei organisatorischen und verwaltenden Aufgaben und sorgen gemeinsam mit Ihren Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Der Empfang von Besuchenden und die Telefonzentrale gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben, der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt jedoch in der Mitarbeit im Sekretariat sowie in administrativen und kaufmännischen Tätigkeiten.

Ihr Plus

Gehalt: von 45.505 € bis 52.184 € / Jahr in Vollzeit (39 Std./Woche) *

Vergütung nach dem Bundesangestelltentarif kirchliche Fassung (BAT-KF Entgeltgruppe 7) mit Jahressonderzahlung und Zusatzversorgung
Möglichkeit von in- und externen Fort- und Weiterbildungen
Teilnahme am Mitarbeiterempfehlungsprogramm
Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
Engagiertes und motiviertes Team, das einander unterstützt
Möglichkeit zum Leasen eines JobRads

* Inklusive aller tariflichen Zulagen. Hinzu kommen gegebenenfalls individuelle Zeitzuschläge.

Ihre Aufgaben

Mitarbeit im Sekretariat und enge Zusammenarbeit mit der Büroleitung sowie den Kolleginnen des Sekretariats
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost einschließlich Zuordnung, Verteilung und Versand
Erstellung und Verwaltung von Dienstausweisen
Bestellung und Verwaltung von Büro- und Bewirtungsmaterialien
Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Fortbildungs- und Schulungsunterlagen
Organisation und Koordination administrativer Abläufe
Prüfung und Bearbeitung von Fahrkostenabrechnungen
Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und Büroaufgaben
Empfang und Betreuung von Besuchenden
Annahme, Koordination und Weiterleitung eingehender Telefonate
Vorbereitung, Kontrolle und Nachbereitung von Besprechungsräumen
Unterstützung bei organisatorischen Sonderaufgaben

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert
Idealerweise Erfahrungen im Sekretariat, Empfangsbereich oder in der Verwaltung
Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Office 365)
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität
Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben

Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung mit Vorrang berücksichtigt.

Verwaltung Geschäftsfeld Kinder- & Jugendhilfe

Das Geschäftsfeld Kinder- und Jugendhilfe unterstützt im Rheinland Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene mit und ohne Behinderungen sowie deren Familien auf dem Weg in ein möglichst selbstständiges Leben. Die eigenständige Verwaltung des Bereiches sitzt in Ratingen und ein weiteres Sekretariat befindet sich auf dem Campus in Hilden. Diese arbeiten eng mit der Stiftungsverwaltung zusammen.

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